For at vælge hvilke besked skabeloner der skal bruges på den enkelte valg, skal du klikke på "Indstillinger" i menuen og derefter vælge "Opsætning af besked skabeloner".
Du skal nu vælge det valg du gerne vil sætte besked skabeloner op på. Bemærk at det ikke har nogen betydning om du har valgt et parti eller ej, da besked skabelonerne ikke er parti-afhængige.
Når du har valgt et valg, så har du mulighed for at se de forskellige beskeder/underretninger, som Valgsted kan udsende. Du klikker herefter på den besked/underretning, som du ønsker at opsætte eller ændre.
Når du har klikket på den besked/underretning, som du ønsker at opsætte eller ændre, så får du mulighed for at vælge hvilken besked skabelon du vil udsende med henholdsvis Digital Post og E-mail.
Du kan vælge at benytte den samme skabelon uanset hvilken rolle deltageren har, men du kan også, hvis du sætter et flueben i "Vælg en rollespecifik besked skabelon", vælge en speciel skabelon til den enkelte rolle. Hvis du ikke vil vælge en rollespecifik besked skabelon til alle rollerne, kan du blot vælge "Standard", som de roller som skal modtage den besked skabelon, som du har valgt under "Standardskabelon".
Når du har valgt de besked skabeloner som du ønsker de forskellige beskeder/underretningerne skal modtage, så klikker du på "Gem".
Hvornår bliver de forskellige besked skabeloner sendt ud?
Invitation
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Valget skal være aktivt
- Datoen skal være fra og med valgets "Meddelelsesdato" og frem til og med dagen FØR "Valgdato" (der sendes altså ikke noget på selve valgdatoen!)
- Deltageren skal have en status som "Ubesvaret" (mangler at tilkendegive om de deltager eller ej)
eller hvis
- "Send invitation til valgdeltagere ved tilføjelse" er aktiveret under "Indstillinger" -> "Indstillinger for underretninger" og der bliver tilføjet en deltager
Invitationen sendes kun én gang pr. deltager/rolle.
Bekræftelse på tilmelding
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Når en deltager via linket med variablen "seat_rsvp_reply_url" bekræfter sin deltagelse
eller hvis
- En deltager via et link til "Ekstern tilmelding" tilmelder sig en rolle
Påmindelse til IKKE tilmeldt deltager før valg
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Valget skal være aktivt
- Datoen skal være fra og med valgets "Meddelelsesdato" og frem til og med dagen FØR "Valgdato" (der sendes altså ikke noget på selve valgdatoen!)
- Deltageren skal have en status som "Ubesvaret" (mangler at tilkendegive om de deltager eller ej)
Påmindelsen sendes for hvert antal dage der er mellem "Antal dage mellem udsendelse af tilmeldingspåmindelser" (ændres under "Indstillinger" -> "Indstillinger for underretninger"). Der startes fra "Valgdato" og så regnes der baglæns med det antal dage man har valgt. Hvis man f.eks. har valg den 20. i en måned som "Valgdato" og sætter antallet af dage mellem udsendelse til 5 dage, så sendes der en påmindelse ud den 15., 10., 5. osv.
Påmindelsen sendes ud omkring kl. 12.00. Hvis dette ønskes ændret så skriv en mail til support@bellcom.dk.
Påmindelse til tilmeldt deltager før valg
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Valget skal være aktivt
- Sender præcis det antal dage før "Valgdato" som der er angivet i "Antal dage før valgdatoen hvor påmindelse omkring deltagelse sendes ud" (ændres under "Indstillinger" -> "Indstillinger for underretninger")
- Deltageren skal have en status som "Bekræftet" (har tilkendegivet at vedkommende deltager)
Påmindelsen sendes ud omkring kl. 12.00. Hvis dette ønskes ændret så skriv en mail til support@bellcom.dk.
Bekræftelse på afvisning af deltagelse
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Når en deltager via linket med variablen "seat_rsvp_reply_url" afviser sin deltagelse
Bekræftelse på afvisning af deltagelse (permanent)
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Når en deltager via linket med variablen "seat_rsvp_reply_url" afviser sin deltagelse (og ikke ønsker at blive kontaktet igen
Afvisning på deltagelse til tilmeldt deltager
Følgende skal være opfyldt førend der sendes en besked ud:
- Når en deltager bliver fjernet fra en rolle (uanset om valget er aktivt eller om "Meddelelsesdato" er ude i fremtiden)
Hvis du ikke ønsker at der sendes en besked ud når du fjerner en deltager fra en rolle, så kan du blot undlade at vælge en besked skabelon til "Afvisning på deltagelse til tilmeldt deltager".